Termos de Uso da Plataforma SysFisio

2.1 Aceite e representação

O aceite pode ocorrer por meio eletrônico nos fluxos disponibilizados. A pessoa que cadastra uma organização ou contrata em seu nome deve informar corretamente quem representa e estar autorizada a assumir as obrigações correspondentes. O simples recebimento de um documento por um paciente não equivale à contratação da Plataforma.

Os registros do fluxo de contratação e as comunicações pertinentes poderão ser utilizados como evidência da relação entre as partes, respeitados a legislação e os registros efetivamente disponíveis.

2.2 Condições específicas e interpretação

Condições específicas expressamente acordadas prevalecem sobre as condições gerais quanto ao assunto que regulam. Para o tratamento de dados do espaço, o Anexo I complementa estes Termos. A Política de Privacidade descreve as práticas de tratamento; instruções de uso e materiais de ajuda não criam cobranças ou obrigações comerciais que não tenham sido apresentadas e aceitas.

Serviços de terceiros estão sujeitos também aos termos de seus fornecedores. Eventuais conflitos serão interpretados conforme a legislação, a finalidade de cada documento e os direitos obrigatórios das partes.

3.1 Disponibilidade de funcionalidades

Uma funcionalidade descrita em materiais de apresentação pode depender de plano, configuração, permissão ou liberação. Recursos anunciados como futuros não integram a oferta atual, salvo compromisso expresso na contratação. A conexão de uma conta externa não significa que todas as operações daquele fornecedor estejam disponíveis no SysFisio.

3.2 Atualizações e recursos experimentais

A Plataforma pode receber ajustes de interface, correções e melhorias. Mudanças que afetem materialmente recursos contratados serão tratadas com comunicação e respeito às condições da contratação. Recursos identificados como teste, prévia ou beta devem ser avaliados segundo as limitações informadas no próprio recurso; não devem ser a única forma de conservar registros essenciais.

4.1 Quem pode utilizar

A Plataforma é voltada à gestão profissional. O Contratante deve possuir capacidade para contratar e cumprir os requisitos de sua atividade. Atos privativos de profissionais habilitados só podem ser praticados por quem tenha a habilitação exigida. A presença de um usuário no sistema não atesta seu registro profissional nem autoriza o exercício de uma profissão.

4.2 Informações e acesso individual

Mantenha os dados de cadastro e de contato corretos e atualizados. Cada usuário deve acessar com suas próprias credenciais e respeitar as permissões recebidas. Não compartilhe senhas nem utilize a conta de outra pessoa para registrar atos em seu nome.

4.3 Proteção da conta e requisitos técnicos

Proteja seu e-mail e suas credenciais, mantenha dispositivos e navegadores atualizados e evite deixar sessões abertas em equipamentos compartilhados. Avise o suporte diante de suspeita de comprometimento e utilize as medidas de proteção disponíveis.

O acesso depende de conexão com a internet e de equipamento compatível. O Contratante deve verificar os requisitos de uso e as condições de sua rede. Falhas locais devem ser consideradas ao planejar a continuidade da operação.

5.1 Entrada, saída e transferência

Ao encerrar um vínculo, providencie sua desativação e verifique os acessos a calendários, documentos e serviços externos. A saída de uma equipe não apaga seus registros nem transfere automaticamente dados para um espaço individual.

A transferência de titularidade e a saída de membros seguem os fluxos e requisitos disponíveis. Divergências entre clínica e profissional sobre acesso, guarda ou continuidade de atendimento devem ser resolvidas pelos responsáveis, observados os direitos dos pacientes e as obrigações profissionais.

5.2 Responsabilidade pelos acessos

O Contratante responde pela legitimidade dos convites e pelas instruções fornecidas à equipe. Cada usuário responde por sua própria conduta. O SysFisio mantém a responsabilidade pelos controles da aplicação sob seu domínio, sem que a atribuição de obrigações ao Contratante afaste deveres legais do fornecedor.

6.1 Oferta contratada

Antes da adesão, confira preço, periodicidade, capacidade de pacientes e membros, recursos incluídos e eventuais adicionais. A oferta apresentada e aceita rege a contratação. Limites podem impedir novas inclusões ou operações quando a capacidade for atingida; contratar um plano não autoriza contornar esses controles.

6.2 Teste e benefícios

Quando houver teste, gratuidade ou benefício promocional, aplicam-se os critérios de elegibilidade, duração e uso informados na oferta. O encerramento do teste pode alterar recursos e limites. Uma cobrança automática ao final de um teste só será aplicável se essa condição tiver sido informada e autorizada na contratação.

6.3 Alteração de plano

A mudança de plano pode afetar valores, recursos e capacidade do espaço. Confira os efeitos informados antes de confirmar. A redução de capacidade não autoriza o apagamento indiscriminado de registros assistenciais; o responsável deve organizar sua operação e procurar o suporte quando necessário.

Adicionais ou consumos cobrados separadamente dependem da oferta e das condições expressamente apresentadas. Não se presumem cobranças por excedentes sem informação prévia sobre critério e preço.

7.1 Cobrança da assinatura

Os pagamentos seguem a forma, o vencimento e a periodicidade apresentados na contratação. Quando houver renovação recorrente, sua autorização, condições e meios de cancelamento devem constar da oferta. Alterações comerciais ou reajustes precisam observar as regras acordadas e a legislação, sem retroagir indevidamente sobre períodos já pagos.

7.2 Pendências e contestação

Se identificar cobrança divergente, entre em contato com o suporte com os dados necessários para localizar o pagamento, sem enviar senhas ou dados completos de cartão. A apuração considera a oferta, o histórico e os comprovantes pertinentes.

Uma pendência pode afetar a disponibilidade de recursos conforme as condições contratadas, mediante comunicação quando cabível. A restrição de acesso não implica exclusão imediata dos registros nem afasta os direitos de questionar uma cobrança. Encargos só podem ser exigidos quando legalmente cabíveis e previstos nas condições aplicáveis.

7.3 Cancelamento e devolução de valores

Reembolsos e créditos serão analisados de acordo com a contratação e a legislação, inclusive nas hipóteses de cobrança indevida, falha na prestação ou direito de arrependimento, quando aplicável. Estes Termos não instituem renúncia genérica a direitos obrigatórios.

8.1 Conteúdo dos registros

Registre informações de forma fiel, necessária e adequada ao atendimento. Confira a identificação do paciente, o autor, as datas e os documentos anexados. Correções e alterações devem observar os mecanismos do sistema e as normas da atividade, preservando os registros e evidências exigidos.

O uso da Plataforma não dispensa sigilo profissional, consentimentos assistenciais, procedimentos de identificação, deveres de informação nem demais exigências dos conselhos e da legislação.

8.2 Atendimento remoto e comunicações

A realização de atendimento remoto depende de adequação clínica, autorização profissional e cumprimento das regras pertinentes. O responsável deve confirmar identidade, condições de acesso e canal adequado. A geração de um link de videoconferência não valida, por si só, a regularidade do atendimento.

O Contratante deve conferir confirmações, alterações e cancelamentos relevantes. O sistema não deve ser utilizado como único canal para situações urgentes ou cuja ausência de comunicação possa comprometer o cuidado.

8.3 Guarda dos documentos

Cabe à clínica ou ao profissional observar os prazos de conservação e as condições de guarda de prontuários e documentos. A Lei nº 13.787/2018 estabelece condições para a digitalização e utilização de sistemas de prontuário e admite a eliminação após prazo mínimo de vinte anos contado do último registro, observados os demais requisitos e eventuais prazos diferenciados.

O armazenamento durante a relação contratual não transfere ao SysFisio uma obrigação de guarda indefinida após o encerramento. Obtenha as cópias necessárias e planeje a continuidade antes de excluir um espaço.

9.1 Assinatura e verificação

Os recursos de assinatura eletrônica organizam a manifestação do signatário e as evidências coletadas no respectivo fluxo. Seu uso deve ser compatível com a legislação, as exigências do documento e a identificação dos envolvidos. Não se presume que qualquer fluxo de assinatura equivalha a uma assinatura qualificada com certificado ICP-Brasil.

O responsável deve conferir destinatário e documento antes de compartilhar um link. Links de assinatura e verificação devem ser protegidos, pois podem permitir acesso ao conteúdo correspondente. Uma consulta de verificação confirma as evidências disponibilizadas pelo sistema, sem substituir a análise jurídica da validade do ato.

9.2 Cópias e conservação

Baixe e conserve documentos concluídos quando necessário à sua atividade. A exclusão de dados, a expiração de links ou o encerramento do espaço podem afetar sua disponibilidade futura, conforme o fluxo aplicável.

10.1 Autorização e configuração

Integrações são opcionais e dependem de uma conta externa autorizada e de configuração válida. Conecte apenas contas que você tenha legitimidade para utilizar. A equipe deve compreender quais dados serão enviados e quem poderá acessá-los no serviço de destino.

10.2 Google Agenda e Google Meet

A integração permite operações de eventos de calendário e, quando suportado, a geração de links do Google Meet. Verifique o calendário escolhido, seu compartilhamento e os dados incluídos nos eventos. Alterações realizadas em serviços externos ou falhas de sincronização podem exigir conferência manual.

Desconectar a conta no SysFisio ou revogar a autorização no Google interrompe a conexão conforme o fluxo aplicável; eventos e links já criados podem permanecer no serviço externo.

10.3 Avisos e entregabilidade

Avisos dependem de contatos corretos, preferências registradas, configuração do espaço e disponibilidade dos fornecedores. Um registro de envio pode indicar aceitação pelo serviço de e-mail e não comprovar a leitura ou o recebimento pelo destinatário. Confira informações importantes diretamente com as pessoas envolvidas.

10.4 Condições dos terceiros

Os fornecedores externos definem suas próprias permissões, preços, condições e políticas. Mudanças nesses serviços podem afetar uma integração. Isso não afasta a responsabilidade do SysFisio pela implementação e operação dos recursos que estejam sob seu controle.

11.1 Contas conectadas

As conexões podem incluir Mercado Pago, PagBank, Asaas e InfinitePay, conforme disponibilidade. O administrador deve ter poderes sobre a conta conectada e manter válidas as credenciais ou autorizações exigidas. A existência de uma conexão não assegura a disponibilidade de todos os meios de cobrança do provedor.

11.2 Processamento e recursos financeiros

O processamento, a análise de transações, as tarifas, os prazos de liquidação, bloqueios, estornos e contestações são regulados pelos serviços contratados com cada provedor. O SysFisio não assume, por estes Termos, a custódia de valores, a concessão de crédito ou uma autorização genérica para movimentar contas.

As operações transmitidas por uma integração dependem dos recursos efetivamente disponíveis e das ações autorizadas pelo usuário. Confira também as permissões mantidas no provedor ao desconectar uma conta. Disputas sobre o atendimento prestado ao paciente devem ser tratadas pelo responsável pelo serviço.

13.1 Comunicação de vulnerabilidades

Se encontrar uma possível falha de segurança, informe o suporte com os detalhes necessários à reprodução, evitando divulgar dados de pacientes. Testes não devem comprometer a operação ou acessar informações de terceiros. Atividades que exijam acesso ampliado ou testes de carga precisam de autorização específica.

16.1 Funcionamento e interrupções

O serviço pode sofrer interrupções por atualização, manutenção, falhas de infraestrutura, ataques, problemas de conexão ou eventos externos. Não há promessa de funcionamento ininterrupto. Níveis de serviço, prazos de resposta e garantias específicas dependem de compromisso expresso na contratação.

Manutenções devem considerar os impactos na operação e ser comunicadas quando possível. Correções urgentes necessárias à segurança podem exigir intervenção imediata. O Contratante deve manter procedimentos adequados de continuidade e conservação de documentos essenciais.

16.2 Escopo do suporte

O suporte auxilia no uso e na identificação de problemas da Plataforma, conforme os canais e as condições disponíveis. Não substitui orientação clínica, jurídica, fiscal ou contábil, nem assume a administração da rede ou dos equipamentos do Contratante.

Ao solicitar atendimento, descreva o problema e envie somente os dados necessários. Credenciais secretas e documentos assistenciais completos não devem ser enviados quando uma descrição ou evidência anonimizada for suficiente.

18.1 Cancelamento solicitado pelo Contratante

A contratação permanece vigente conforme o plano até seu encerramento. O cancelamento pode ser solicitado pelos recursos disponíveis ou pelo suporte; seus efeitos sobre renovação, acesso e valores devem seguir as condições aceitas e a legislação. Deixar de utilizar o serviço não equivale, por si só, a comunicar cancelamento.

18.2 Restrição ou suspensão de acesso

Pode haver restrição proporcional para proteger dados e operação, cumprir ordem válida, apurar uso indevido ou tratar descumprimento contratual. A comunicação e a oportunidade de regularização serão consideradas conforme a situação. Em risco urgente, a medida pode anteceder o aviso.

O usuário pode procurar o suporte para esclarecer ou contestar uma restrição. Quando o encerramento decorrer de decisão do fornecedor, serão observados os deveres de comunicação e as medidas necessárias à transição, segundo a contratação e a legislação.

18.3 Saída, exclusão e conservação

Cancelar assinatura, excluir uma conta, sair de uma equipe e excluir um espaço são operações distintas. A saída de um membro não elimina os dados do espaço. Na exclusão de espaço individual, o fluxo atual permite programação para sete dias após a confirmação e cancelamento da solicitação enquanto ela ainda não tiver sido executada.

Antes de confirmar exclusão, obtenha documentos e registros necessários pelos recursos disponíveis ou solicite orientação ao suporte. A exclusão definitiva pode impedir recuperação posterior. Retenções legalmente justificadas permanecem aplicáveis, sem conferir direito de acesso irrestrito a dados de terceiros.

A. Objeto, finalidade e duração

O tratamento compreende coleta por inserção, organização, armazenamento, consulta, atualização, geração de documentos e transmissão autorizada dos dados necessários aos módulos utilizados. Pode abranger identificação e contato, dados assistenciais sensíveis, equipe, agenda, documentos, evidências de assinatura e registros financeiros.

A duração acompanha a prestação do serviço e os períodos de conservação legitimamente aplicáveis. A finalidade é executar as funções contratadas e as instruções do controlador, sem autorização para usos incompatíveis com o atendimento e a gestão informados.

B. Obrigações do SysFisio como operador

• Processar os dados conforme instruções lícitas e compatíveis com o serviço e informar quando uma instrução não puder ser atendida ou apresentar incompatibilidade legal identificada.
• Manter medidas de proteção proporcionais ao risco e limitar acessos necessários à operação, suporte e segurança.
• Cooperar tecnicamente com solicitações de titulares e autoridades, respeitando a legitimidade do pedido e a proteção de terceiros.
• Tratar a devolução ou eliminação segundo o fluxo de encerramento e as hipóteses legítimas de retenção.

C. Obrigações do Contratante como controlador

• Determinar finalidades e bases legais e fornecer informações aos titulares, inclusive sobre integrações e canais de comunicação.
• Inserir dados necessários, exatos e obtidos legitimamente e obter autorizações específicas quando exigidas.
• Administrar permissões e instruções de sua equipe e organizar o atendimento aos direitos de titulares.
• Definir a conservação assistencial, providenciar cópias e cumprir as comunicações de incidentes que lhe competirem.

D. Fornecedores e serviços conectados

O serviço utiliza fornecedores de infraestrutura, autenticação, armazenamento, comunicação, suporte e diagnóstico técnico. As categorias e os serviços identificados estão descritos na Política de Privacidade. As exigências de contratação e uso desses fornecedores devem ser compatíveis com o tratamento realizado.

Serviços conectados por opção do Contratante podem atuar sob papéis próprios e políticas independentes. A inclusão de um fornecedor não autoriza finalidades alheias ao serviço. Informações sobre compartilhamento podem ser solicitadas ao canal de privacidade.

E. Medidas de segurança e confidencialidade

As medidas incluem autenticação, permissões por espaço, verificações no servidor, proteção de credenciais de integração, registros técnicos e redução de dados sensíveis em ferramentas de diagnóstico. A proteção deve evoluir conforme os riscos; o acesso de suporte deve ficar limitado à finalidade que o justifique.

O Contratante complementa essas medidas protegendo equipamentos, sessões e canais externos. Documentos enviados para fora da Plataforma devem permanecer sob controle adequado do destinatário e de quem realizou o compartilhamento.

F. Resposta a incidentes

Identificado incidente envolvendo dados do espaço, o SysFisio deverá adotar medidas de contenção e apuração e informar o controlador sem demora injustificada, conforme os fatos disponíveis e os requisitos aplicáveis. Informações poderão ser complementadas durante a investigação.

O controlador avaliará as comunicações que lhe competem perante titulares e ANPD, com cooperação técnica do SysFisio. Quando o SysFisio atuar como controlador, as obrigações de comunicação correspondentes serão próprias. O aviso de incidente não constitui, isoladamente, determinação de culpa.

G. Transferências internacionais

Quando um fornecedor processar dados fora do Brasil, a transferência deverá apoiar-se em mecanismo admitido pela LGPD e pela regulamentação pertinente, conforme o fluxo concreto. A existência de infraestrutura estrangeira não afasta os deveres de transparência e proteção.

H. Direitos, comprovação e encerramento

Solicitações devem identificar o espaço e o objeto necessário à análise. O SysFisio pode fornecer informações pertinentes sobre operações e controles, resguardando segredos legítimos e dados de outros clientes. Uma solicitação não autoriza acesso irrestrito à infraestrutura ou a ambientes de terceiros.

Ao encerrar, a obtenção de dados deve observar os formatos e recursos disponíveis e os direitos dos titulares. Eliminação, anonimização e eventuais retenções seguirão a Política e o fluxo aplicável; não se promete conservar indefinidamente dados após exclusão definitiva.

I. Responsabilidades das partes

Cada parte responde pelo descumprimento de suas próprias obrigações e pelos danos a que der causa segundo a LGPD e demais normas aplicáveis. A distribuição de tarefas neste Anexo não modifica direitos de titulares nem afasta o regime legal de responsabilidade.